eSocial: você sabe como ele deve ser aplicado em seu condomínio?

Implantação da 4ª fase do eSocial para condomínios ocorreu dia 10/01/2022, quando tornou-se obrigatório o envio de eventos de Segurança e Saúde no Trabalho (SST)

A implantação da Fase 4 do calendário de obrigatoriedades do eSocial das empresas pertencentes ao 3º grupo, incluindo os condomínios, ocorreu no dia 10 de janeiro de 2022, tornando-se obrigatório o envio dos eventos de Segurança e Saúde do Trabalho (SST) pelo sistema, segundo a portaria conjunta SEPRT/SRFB/ME nº. 71, de 2021 de 29 de junho de 2021.

Entretanto, a assessoria de imprensa da Secretaria de Previdência e da Receita Federal confirmou ao SíndicoNet que somente a obrigação de emissão da Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) pelo eSocial foi implementada nos termos da Portaria SEPRT nº. 4.334, de 15 de abril de 2021.

O evento S-2210 – Comunicação de Acidente de Trabalho – deve ser registrado até o primeiro dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, de imediato.

Segundo a Secretaria da Previdência, a implantação do PPP eletrônico, a partir das informações dos eventos S-2220 e S-2240, somente ocorrerá em 1º de janeiro de 2023, conforme disciplinou a Portaria MTP nº. 1.010, de 24 de dezembro de 2021.

Até lá permanece tendo validade jurídica o PPP em papel para comprovação de direitos perante a Previdência Social.

Adiamento da implantação do PPP: mais tempo para adequação ao eSocial

Com a implantação do PPP adiada para 1º janeiro de 2023, os eventos que seguem em papel são:

• S-2220 –  Monitoramento da Saúde do Trabalhador. Exemplo: PCMSO, que inclui exames médicos. O prazo de envio é até o dia 15 do mês subsequente ao da realização do correspondente exame.
• S-2240 – Condições Ambientais do Trabalho – Agentes Nocivos. Exemplo: PGR, com prazo de envio até o dia 15 do mês subsequente ao início da obrigatoriedade dos eventos de SST ou do ingresso/admissão do trabalhador.

Os condomínios e as empresas que prestam serviços de medicina ocupacional ganharam mais tempo para se adequar e passar a atender a exigência de envio eletrônico dos documentos.

Felipe Magalhães, diretor da CondoMed Assessoria, que presta serviço de Segurança e Medicina do Trabalho, explica que não tem como trabalhar com eSocial sem sistema de gerenciamento de segurança e saúde do trabalho para gerar o arquivo XML – exigência do sistema do governo.

“As empresas de assessoria que não tiverem sistema compatível com o eSocial não terão como trabalhar. Nós já tratamos disso desde 2018 e há quatro meses estamos com o sistema rodando de forma compatível com eSocial, garantindo aos condomínios clientes o cumprimento da exigência”, relata.

Para Magalhães, o desafio das administradoras de condomínio será gerenciar as diferentes empresas de Segurança e Medicina do Trabalho, que devem enviar os documentos no formato exigido pelo eSocial (arquivo XML) via certificado digital do condomínio, que geralmente fica com a administradora.

“Talvez isso impacte a relação contratual entre as administradoras e os condomínios, pois é uma tarefa trabalhosa a mais”, opina.

ESocial Simplificado: menos burocracia a partir de 2021

De acordo com a divulgação do Ministério do Trabalho, o eSocial Simplificado se propõe a reduzir o número de eventos, de campos do layout, excluindo informações cadastrais ou constantes em outras bases de dados, com layout mais simples para a escrituração de obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais e com uso do CPF como identificação única do trabalhador.

ESocial já é uma realidade para condomínios e administradoras

O eSocial, plataforma que integra o envio de informações para o INSS, Receita Federal e Ministério do Trabalho, já está funcionando plenamente para os condomínios.

Segundo Felipe Magalhães, da CondoMed Assessoria, o eSocial veio para mudar a cultura e a relação dos condomínios (na figura do síndico) com os funcionários. “Evita desvio e acúmulo de função e exposição aos riscos. Com isso o governo vai estar ciente de toda jornada laboral do funcionário e servirá para fins de indenização e aposentadoria”, explica.

E os condomínios estão preparados? Sim, afirma Ivana Lopes Miranda, docente da UniSecovi e contadora com especialização em gestão tributária.

“O grande problema foi no início, quando era necessário enviar os eventos de trabalho e os dados que tiveram que ser revistos. Muitas informações não estavam completas, tinha muito a ser feito”, comenta.

José Roberto Graiche Júnior, presidente da AABIC (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo), lembra que o eSocial já está desde 2018 sendo reestruturado e as empresas foram se adaptando às novas normas independentemente das fases.

“Toda a estrutura de softwares, sistemas e processos internos, tanto de administradoras quanto de condomínio, já foram adaptados para receber qualquer fase da implementação do programa”, explica.

De acordo com Graiche, o sistema, totalmente online, pede muito mais organização e planejamento da gestão.

O eSocial se propõe simplificar por meio da integração da plataforma, que disponibiliza as informações para todos os entes. E com o passar dos anos, a quantidade de informações ficou mais enxuta, de acordo com a síndica profissional Karina Nappi.

“O que seria exigido dos condomínios em termos de informações sobre funcionários foi bem simplificado, o que favorece os síndicos, porque eram muitos detalhes a serem conferidos, apesar da emissão de um recibo pelo sistema do eSocial. No começo, exigiam até informação detalhada de EPIs, como código de barra dos itens, que podem ser trocados em intervalo curto de tempo, mas deixaram de fora”, explica.

Como o eSocial muda a relação do síndico com funcionários e administradora

Os síndicos devem estar cientes de que a relação com os funcionários (caso estes não sejam terceirizados) e com a administradora mudou.

“Antes do eSocial, os síndicos costumavam passar as informações relacionadas aos empregados uma vez por mês à administradora, e isso agora mudou. Os dados não podem mais ser enviados depois de acontecerem. Uma admissão, férias, licença-maternidade, volta da licença de qualquer tipo, tudo isso deve ser comunicado com antecedência”, explica o contador Vicente Sevilha, CEO da Sevilha Contabilidade.

Justamente por isso, é fundamental que haja maior sinergia entre o condomínio e a administradora, de forma que a empresa consiga transmitir os dados ao governo dentro do prazo, evitando multas (leia mais abaixo).

“Essa mudança impacta na cultura dos condomínios, e por isso é tão importante que o síndico esteja ciente da sua responsabilidade, trabalhando junto com a empresa”, explica ele.

Para Patrícia Marina, diretora de RH da administradora Prop Starter, é justamente esse lado de ‘mudança de cultura’ dos síndicos que deverá ser o maior desafio do eSocial.

“Muitos condomínios passam as informações para a administradora bem depois do ocorrido – isso quando passam. Precisamos deixar claro que a colaboração do síndico é essencial para que a administradora consiga realizar os procedimentos dentro do prazo. Até porque as multas são pesadíssimas, e a empresa não deverá arcar com estes custos por falta de atenção do gestor”, argumenta.

Quem deve enviar os dados do condomínio para a administradora?

Com tantas mudanças, fica a pergunta: Em condomínios que contam com administradora ou contador, de quem é a responsabilidade por mandar os dados dos funcionários do condomínio?

Simone Leite de Oliveira Constantino, gerente de administração de pessoal da administradora Lello, explica que a responsabilidade é dividida entre condomínio e administradora.

“Sim, é a administradora quem transmite os dados via eSocial. Porém, para isso, as informações precisam chegar com uma certa antecedência à administradora. Caso contrário, o condomínio fica sujeito à multas”, exemplifica a gestora.

Outro ponto importante a ser explicado é quem irá fazer essa ponte entre o condomínio e a administradora.

“Isso depende muito de cada condomínio. O que temos visto bastante é que o gerente predial (em caso de condomínios maiores) tem sido essa figura. Mas deve-se salientar que a pessoa com essa atribuição deve estar bastante ciente da sua responsabilidade”, ressalta Vicente.

Isso porque o envio de uma informação errada, ou mesmo sua falta, poderá acarretar em diversos problemas para o condomínio.

“Para que essa troca de informações aconteça bem, o ideal é a empresa e o síndico, juntamente com quem irá fazer essa ponte com a administradora, conversem e cheguem a um acordo com relação aos prazos”, explica Vicente.

Isso também é parte da responsabilidade da administradora: orientar o síndico da melhor forma possível sobre o tema e cobrar, sempre que necessário, que os prazos sejam cumpridos conforme o acordado previamente.

Acompanhando a administradora e o envio de informações via eSocial

Como todo bom gestor sabe, além de se cercar de ótimos profissionais e empresas parceiras, é importante acompanhar de perto o trabalho feito.

Para que os síndicos possam estar bem informados sobre se a transmissão de dados está sendo feita corretamente pela administradora, os mesmos podem solicitar os recibos de entregas feito pela parceira.

 “Tudo que a administradora manda de dados pelo eSocial gera um recibo. É dessa forma que o síndico pode acompanhar se o trabalho está sendo feito dentro dos prazos”, ensina Simone.

Vicente Sevilha explica que as próprias empresas devem contar com uma área em seu site disponibilizando esse tipo de informação para os condomínios.

“É algo a que os síndicos devem ter acesso rápido, de forma a se manterem sempre bem informados”, assevera.

Para fazer essa gestão, as administradoras cobram uma taxa, listada inclusive na tabela referencial de serviços especiais da AABIC.

“As fases 1, 2, 3 e 4 foram implementadas e são feitas manutenções todo mês, como demissão, admissão, aviso de afastamento e reintegração, por exemplo. Tudo isso é processado e enviado para o sistema do eSocial. A recomendação é cobrar mensalmente por esse trabalho devido à responsabilidade para apurar e enviar os dados, uma vez que pode implicar em cobrança de multas quando os dados não são enviados“, justifica Graiche Júnior, presidente da associação.

De acordo com ele, as empresas administradoras podem aplicar esse repasse recomendado pela AABIC e lembra que cabe negociação entre condomínio e administradora.

Quais informações são enviadas pelo eSocial?

“Com o eSocial, as informações dos funcionários do condomínio para o governo chegarão de forma on-line, quase que em tempo real. É uma forma de coibir possíveis abusos, como aqueles ‘acordos’ de demissão, que infelizmente, ainda existem no país”, argumenta o advogado especialista em condomínios e colunista do SíndicoNet, Marcelo Meirelles.

As informações enviadas pelo eSocial já são informadas ao governo atualmente. A diferença é que o envio das mesmas passa a ser unificado e online, enviado em tempo real. Veja o que estará aglutinado no portal: 

• GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
• CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
• RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.
• LRE – Livro de Registro de Empregados
• CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
• CD – Comunicação de Dispensa
• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
• PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário (adiada para 1º de janeiro de 2023)
• DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
• DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
• QHT – Quadro de Horário de Trabalho
• MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
• Folha de pagamento
• GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
• GPS – Guia da Previdência Social

Cronograma de implantação do eSocial

Houve diversas mudanças no prazo para a implementação do eSocial nos condomínios, sendo a mais recente o adiamento da implantação do PPP eletrônico, da Fase 4, para 1º de janeiro de 2023.

“Embora tenha sido adiada, é bom sempre lembrar que se a empresa não se adaptar ou não estiver com a documentação em dia para a nova data de implementação, não é algo simples de fazer do dia para a noite. Por isso, as empresas precisam investir em sistemas, nos processos internos e treinamentos para atender a norma a qualquer momento”, enfatiza José Roberto Graiche Júnior, presidente da AABIC.

O eSocial é obrigatório para condomínios e administradoras desde 1º de julho de 2018, mas seguindo diversas etapas ou fases conforme a Receita Federal define. Veja as fases abaixo:

• Fase 1: Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas
• Fase 2: Empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos
• Fase 3: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento (eventos periódicos)
• Fase 4: Na última fase, passam a ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador (SST).

Impacto do eSocial nos condomínios

Com o eSocial, o esperado é que esse tipo de informação chegue mais rápido, e com mais qualidade, ao governo.

As administradoras, por sua vez, devem se preparar para a mudança, procurando acompanhar as novidades no site do eSocial.

Para as empresas, é importante lembrar que o eSocial integra áreas como TI, recursos humanos e jurídico. Já há empresas que preparam folhas de pagamento que oferecem módulos para o eSocial.

Vale a pena se informar com os seus fornecedores, para não deixar a migração para a última hora.

“Os condomínios que optam por autogestão também devem se informar, principalmente com o contador que cuida dos registros do condomínio, para saber como irão aderir à mudança. A empresa que faz a folha de pagamento dos funcionários, por exemplo, deve oferecer um módulo de acesso ao eSocial”, explica Vania Dal Maso, gerente de relacionamento de condomínios da administradora Itabr.

Marcelo Meirelles, advogado especialista em condomínios, tem outra visão sobre o e-Social e condomínios que optem pela autogestão.

“Minha concepção é que os condomínios que não contam com a assessoria de uma boa administradora podem se complicar com as novas regras”, pesa ele.

Condomínios com funcionários terceirizados

Para quem contrata mão de obra terceirizada em condomínios, o eSocial trará mais transparência, uma vez que será mais fácil acompanhar se os recolhimentos devidos estão sendo feitos corretamente.

“Poderá trazer mais transparência, sim, no pagamento de encargos, horas-extras, etc. Mas o síndico deve sempre acompanhar de perto a empresa”, argumenta Vania.

Todo condomínio é obrigado a ter o eSocial?

Mesmo os condomínios que não possuem funcionários são obrigados a aderir ao eSocial.

“Mesmo os condomínios que contam apenas com funcionários terceirizados devem se cadastrar no eSocial. O síndico deve orientar os colaboradores a manterem seus dados cadastrais atualizados para evitar as multas. Depois da implantação do eSocial, as mesmas serão praticamente em tempo real, o que deverá impactar em uma mudança de cultura por parte dos condomínios”, explica Angelica Arbex, diretora de Marketing e Inovação da administradora Lello.

Certificado digital é necessário para o eSocial?

A adesão ao eSocial é um movimento similar ao da implantação do certificado digital. No início houve uma certa resistência à mudança, mas atualmente há a necessidade da assinatura eletrônica na transmissão de diversos dados – mesmo para os condomínios que não dispõem de funcionários próprios.

O entendimento atual é que as empresas seguirão usando o certificado digital para transmitir os dados de seus empregados via eSocial. Quem não aderir não irá conseguir transmitir ao governo os dados trabalhistas, previdenciários e fiscais de seus funcionários, o que deve render multa.

Multas relacionadas ao eSocial

Antes do eSocial era mais simples evitar pagar multas pelo envio de informações incorretas relativas aos funcionários. Essa realidade também mudou com o eSocial.

Agora, qualquer informação errada pode gerar multas automaticamente, já que está tudo on-line e integrado.

Veja abaixo os valores de algumas multas, já previstas na legislação: