Síndico, saiba o que pode comprometer a qualidade das suas assembleias!

Moradores de condomínios sabem o quanto é essencial ter a assembleia condominial frequentemente.

Isso porque é na assembleia que são discutidas eleição e destituição do síndico, alteração na convenção ou no regimento interno, prestação de contas, questões orçamentárias e chamada de capital para novos investimentos. Todos temas interessantes aos moradores.

Além disso, é nessas reuniões que são tratadas as situações do dia a dia, como aprovação de obras e problemas do condomínio, por exemplo.

Cabe esclarecer que a assembleia de condomínio está prevista no Código Civil, que regulamenta os principais pontos relativos à convocação e quórum na assembleia. Também está no Código Civil, quem pode participar e votar na assembleia condominial. Lembrando que este é um direito do condômino, desde que não esteja inadimplente.

Reunião das mais importantes para quem mora em condomínio, a assembleia condominial tem o poder de definir regras claras sobre tudo o que se relaciona ao condomínio. E alinhar as expectativas dos moradores.

7 Sinais de que as assembleias são ruins

A seguir, listamos alguns fatores que podem sinalizar que suas assembleias são ruins,  improdutivas e ineficaz, não agregando valor aos moradores e ao condomínio:

1. Falta de preparação para a reunião;
2. Deliberar sobre assuntos gerais;
3. Falta de publicidade sobre a assembleia condominial;
4. Comunicação ineficaz;
5. Pauta extensa;
6. Fazer enquete;
7. Não distribuir ata da reunião aos condôminos.

Quer conferir os motivos? Veja só:

1. Falta de preparação para a reunião

O síndico deve se preparar para a assembleia, de forma a apresentar os temas da pauta com propriedade e segurança.

2. Deliberar sobre assuntos gerais

Os condôminos só podem votar sobre assuntos especificados na pauta; os temas gerais só devem ser apresentados e discutidos como informação aos moradores.

E essa mistura de assuntos gera confusão.

3. Falta de publicidade sobre a assembleia condominial

É preciso distribuir o edital de diferentes maneiras: deve haver cópias da convocação no elevador e no hall de entrada. E deve ser enviado por e-mail e Whatsapp. Além disso, deve ser entregue um convite impresso a todos os condôminos.

4. Comunicação ineficaz

O síndico deve ser claro e objetivo, reservando espaço para a manifestação dos condôminos. Afinal, saber ouvir é um ponto crucial para uma comunicação mais eficiente.

5. Pauta extensa

A reunião deve ter no máximo cinco itens para deliberação, pois muitos assuntos acabam estendendo demais o encontro e dispersando os participantes.

É importante estabelecer não só o horário de início da reunião, mas também o seu término.

6. Fazer enquete

Evite fazer enquetes durante a assembleia do condomínio. Isso divide os moradores e não tem efetividade.

Se uma enquete for necessária, realize antes da assembleia (preferencialmente, antes de definir a pauta). Assim, o espaço em assembleia pode ser utilizado da melhor forma.

7. Não distribuir ata da reunião aos condôminos

É um erro não dar transparência aos moradores sobre as deliberações da assembleia. Assim que for possível, cada condômino deve receber uma cópia da ata da reunião.

Veja como organizar assembleias condominiais que atraiam maior participação

Como visto acima, não é difícil corrigir estes erros para propiciar assembleias objetivas, que resolvam as questões condominiais e atraiam ainda mais a participação dos moradores. Adicionalmente, o síndico deve tomar as seguintes providências:

• Planejar as pautas que serão discutidas: todos os temas da assembleia devem obrigatoriamente constar em edital. Tudo que for debatido e colocado em votação. Tema que não está na pauta não tem valor e é passível de impugnação por qualquer condômino. Uma dica é separar os assuntos por ordem de importância;
• Informar as pautas com antecedência aos moradores: o síndico deve criar um informativo interno para ser enviado aos condôminos por meio de dispositivos digitais, como e-mail ou WhatsApp, alguns dias antes da reunião;
• Ler a ata da assembleia anterior:  o próprio síndico pode ler a ata anterior. O objetivo é verificar e comprovar que o que foi decidido anteriormente;
• Criar regras para a reunião: cumprir a pauta e os horários de início e de término da reunião é essencial. Além disso, outras práticas que podem entrar no protocolo, como manter os celulares desligados ou no modo silencioso durante toda a reunião; estabelecer um limite de fala para cada participante e não discutir questões pessoais;
• Garantir a participação dos moradores: que tal oferecer uns petiscos ou cafezinho aos moradores, para atender, principalmente, quem for à reunião diretamente após o trabalho. Sem dúvida, é um atrativo;
• Fazer uma análise pós-assembleia: checar quais foram as decisões tomadas e as respectivas responsabilidades, formalizando tudo isso na ata da reunião.

Fonte: Viva o Condomínio.

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