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Saiba quais documentos ficam na administradora e quais ficam com o síndico. Veja também qual o prazo para guarda de documentos para casos de fiscalização
Fazer o gerenciamento e arquivamento de documentos nem sempre é uma atividade tão simples. Isso porque o prazo para guarda de documentos em condomínio pode variar de acordo com cada material.
Determinados documentos financeiros, por exemplo, ficam em poder da administradora por cerca de um ano. Após esse período, eles são transferidos ao síndico, que deve armazená-los por mais quatro anos.
Desta maneira, os documentos trabalhistas continuam na administradora até que o contrato seja encerrado, para fins de fiscalizações. Depois, a administradora devolve para o responsável pelo condomínio (síndico ou membros do conselho) para ficar lá até o tempo que o documento valer.
Além disso, toda a documentação que estiver com a administradora deve ficar disponível para consulta dos condôminos. Normalmente, as visitas são agendadas e os moradores têm total acesso.
Pensando nisso, para ajudar a administradora a arquivar e guardar esses documentos, abaixo vamos te mostrar qual o prazo de vigência e as melhores maneiras de arquivá-los. Confira!
Por que é importante guardar os documentos do condomínio?
Os documentos referentes às contas, os assuntos fiscais, assuntos trabalhistas e contábeis do condomínio são extremamente importantes para o histórico, controle, gestão e tomadas de decisões futuras da administradora, e posteriormente do síndico.
Além disso, esses documentos podem servir como prova de ações trabalhistas ou fiscalizações que podem ocorrer a qualquer momento. Lembrando que, esses documentos são os que comprovam que o condomínio está dentro da lei. Por isso, é importante guardá-los até o final de suas vigências.
Assim, para realizar uma boa gestão condominial, a administradora precisa se organizar e prestar atenção aos documentos que devem ser guardados e por qual período. Abaixo vamos te mostrar quais são esses documentos e por quanto tempo sua empresa deve armazená-los.
Por quanto tempo se deve guardar os documentos do condomínio?
Fazer essa gestão dos documentos é essencial para a prestação de contas, e também para quando a administradora precisar passar esses arquivos para o síndico.
Dessa maneira, veja por quanto tempo os documentos devem ficar guardados:
| Tipos de Documentos | Prazo da Guarda |
|---|---|
| Apólices de Seguro de Vida | 5 anos |
| Cartão de CNPJ | Permanente |
| DARF IRRF | 7 anos |
| DARF PIS | 10 anos |
| DIRF | 7 anos |
| Exames Médicos (Admissional, Demissional, Periódico) | 20 anos |
| FGTS, GFIP, Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF) | 30 anos |
| Folha de Pagamento (fins previdenciários) | 10 anos |
| Folha de Ponto | 5 anos |
| Formulário CAGED | 5 anos |
| GR Contribuição Sindical / Assistencial | 5 anos |
| GPS | 10 anos |
| Holerite / Recibo de Pagamento | 5 anos |
| Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) | 20 anos |
| ASO, PPP, PCMSO | 20 anos |
| Livro de Inspeção do Trabalho | Permanente |
| Processos Trabalhistas | Permanente |
| Prontuários de Funcionários | Permanente |
| RAIS | 5 anos |
| Recibo de Benefícios (VR, VA, CV, VT) | 5 anos |
| Dossiê (Convenção / Especificação) | Permanente |
| Extratos Bancários | 6 anos |
| GPS (Guia da Previdência Social) | 10 anos |
| Livros de atas de assembleia | Permanente |
| Orçamentos / Contratos de Obras | Até o final da garantia |
| Pastas de Prestação de Contas | 5 anos |
| Plantas do Condomínio | Permanente |
| Apólice de Seguro Patrimonial e de Funcionários | 5 anos |
| AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros) | 1 a 5 anos |
*Fonte: AABIC
Qual o tempo de guarda de uma convocação?
Na tabela acima dá para perceber que todos os documentos referentes ao condomínio devem ser guardados por muitos anos, alguns até 30 anos. Entretanto, quando o assunto é convocação, convenção, assembleias e regimento interno, esses documentos devem ter guarda permanente.
São eles que contam a história da administração do condomínio e que ditam as regras de convivência, investimento e decisões já tomadas.
Dessa maneira, para arquivar todos esses documentos, o mais indicado é fazer uma cópia digital e armazená-las na nuvem. Assim, quando esses materiais forem para o síndico, ele pode decidir mantê-los permanentemente ou não.
Assim, além dos documentos físicos citados acima, é recomendado entregar uma cópia digital para a garantia de um bom serviço prestado.
5 dicas de como guardar os documentos do condomínio
Como você já sabe, as administradoras de condomínio oferecem esse serviço para vários condomínios. Dessa maneira, manter um padrão da gestão do armazenamento dos documentos é essencial.
Nesse caso, para facilitar o acesso, conservação e gerenciamento desses documentos, separamos 5 dicas. Confira.
1- Adote uma forma de categorização
Categorizar os documentos é uma maneira de manter uma organização e ter fácil acesso aos documentos. Assim, você pode categorizar por:
- Período: mês, trimestre, semestre, ano;
- Assunto: financeiro, fiscal, contábil e outros;
- Documentos relacionados aos moradores: cadastro, cópia da escritura, contrato de locação, advertências, multas;
- Documentos relacionados à constituição do condomínio: convenção, regulamento interno, atas de assembleias, plantas, manuais de áreas comuns, garantias e outros;
- Contratos e seguros;
- Orçamentos e comprovantes de pagamento e garantias de serviços prestados ao condomínio;
- Garantias de bens adquiridos;
- Entre outros.
O importante aqui é organizar de uma forma que facilite o acesso a esses documentos.
2- Escolha um local seguro para armazenar
Não guardar adequadamente ou perder documentos pode virar uma dor de cabeça para todos os envolvidos, além de implicar em burocracias para recuperá-los.
Por isso, é importante escolher um local seguro para armazená-los. Pode ser:
- Colocá-los em pastas;
- Em uma sala arejada e segura, para evitar fungos, como o mofo, traça e cupim;
- Digitalizar os documentos e guardá-lo na nuvem é uma opção bem segura;
- Alugar um espaço apropriado em empresas especializadas em guarda de documentos.
3- Use o certificado digital do condomínio para consultar documentos
O certificado digital é um documento eletrônico obrigatório aos condomínios desde 2013 para envio de documentos à Receita Federal. Ele serve como identidade virtual da pessoa física ou jurídica, garantindo a autenticidade, integridade e confiabilidade dos dados fornecidos.
Com a certificação é possível ter acesso a documentos da Receita Federal, por exemplo, de forma digital, sem precisar manter a versão física deles, facilitando o trabalho de arquivamento.
4- e-Social
Uma forma de organizar os documentos trabalhistas é usar o e-Social, já que o sistema possibilita o upload de documentos que podem ser consultados futuramente pela plataforma do Governo.
Outro ponto positivo de subir esses documentos para a plataforma é que os órgãos de fiscalização pública fazem o cruzamento de dados, e isso deixa a fiscalização mais rigorosa. Por isso, é importante manter os documentos completos ali.
5 – Faça descarte seguro de documentos com prazo de guarda vencido
Anualmente faça uma triagem dos documentos e elimine de forma segura aqueles cujo prazo de guarda obrigatório já tenha vencido. Use uma fragmentadora de papel, de preferência, para preservar o sigilo das informações.
Passados os prazos legais de guarda, importante também fazer o descarte de informações de ex-proprietários e ex-inquilinos, principalmente para o atendimento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Portanto, agora que você sabe o prazo para guarda de documentos do condomínio, a importância de arquivá-los e formas de fazer isso, continue navegando pelo nosso portal e veja mais dicas como essa para sua administradora de condomínio.
Fonte: Síndiconet
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